La direction Edition Formation du CSTB est à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Gestion en CDD pour une durée de 6 mois sur son site de Champs-sur-Marne (77).

Vous aurez pour missions : 

Assurer la gestion administrative et le support logistique pour la Direction :

• Gestion du courrier et des documents administratifs : rédaction, réception, tri, gestion des courriers sortants internes et externes, signature, expédition, classement et archivage
• Gestion des appels, des agendas, des rendez-vous et de l'accueil des visiteurs pour le responsable ou les membres de la Direction Editions Formations.
• Gestion des missions et logistique : gestion des déplacements, des notes de frais, des réservations de salles, de la restauration et des véhicules
• Gestion du planning des congés des membres de la Direction
• Gestion des fournitures : prise en charge des commandes de fournitures
• Assistance dans la gestion de l'unité documentaire de la DEF (Qualité)
• Secrétariat : réalisation de diverses tâches de secrétariat sur demande

Assurer la gestion des dépenses et le suivi des opérations de la Direction :

• Gestion des demandes d'achats et suivi des dossiers de la commande jusqu'à la facturation : contrôle des dossiers sous marché public, suivi des livraisons, création des entrées de marchandises, suivi des paiements, gestion des litiges de facturation…
• Mise à jour des tableaux de gestion pour assurer le suivi des dépenses de la direction et permettre le suivi budgétaire par le directeur
• Gestion des contrats formateurs : rédaction, envoi et suivi des réceptions en collaboration avec la division Ingénierie et Service de Formations
• Assistance à l'Assistante de Direction dans la gestion des statistiques du chiffre d'affaires de la direction
• Gestion courante : réalisation de diverses tâches de gestion sur demande, telles que la réalisation des notes de facturation interne, la saisie des temps dans SAP…
• Assistance dans la gestion de l'activité Editions : déclaration des ouvrages à la Bibliothèque nationale de France, gestion des autorisations de reproduction entrantes et sortantes, et diffusion en interne et en externe des informations sur la parution de nos nouvelles publications/éditions…

De formation type Bac+2/Bac+3 vous avez déjà une expérience de 3 ans minimum dans la fonction d'assistante de gestion.

Vous avez une bonne communication orale et écrite.

Vous avez  le « Sens client » vis-à-vis des clients internes et de la relation fournisseurs, Réactivité, Organisation / Méthode / Polyvalence, Esprit d’équipe, Sérieux / Discrétion / Ecoute / Attention.

Maîtrise Pack Office Excel, Word, PPT, + SharePoint 

Connaissance SAP

CSTB&You, rejoignez-nous et donnez du sens à votre carrière en contribuant à garantir la santé et la sécurité des usagers dans les bâtiments.

Nos avantages :
• Notre mission d’utilité publique, nos expertises techniques et scientifiques.
• Un parcours d’intégration complet et personnalisé.
• Une mutuelle prise en charge à 75%.
• Notre pack de rémunération (13 mois + prime de congés).
• Notre dispositif de télétravail pouvant aller jusqu’à 3 jours / semaine.
• Notre accord temps de travail pour préserver votre équilibre vie professionnelle / vie privée avec de nombreux jours de congés (congés payés, congés d’ancienneté, RTT), des plages horaires fixes et mobiles.
• Notre cadre de travail : espace de co-working, salle de sport (siège social) clubs sports/loisirs, avantages CE (chèques vacances, billetterie), sites verdoyants avec éco pâturages, …
• Restaurant d’entreprise (siège social) et tickets restaurants (site de région).
Rejoignez également une entreprise citoyenne et écoresponsable : engagée avec une mission handicap, certifiée ISO 9001 et ISO 50 001, signataire de la Charte de la Diversité, adhérente au club des entreprises engagées et labélisée meilleur employeur depuis plusieurs années.

Alors, CSTB&You ?